TRÁMITES NOTARIALES

 

 

 

Para facilitar a los usuarios el acceso a los servicios notariales, hacemos mención a las diligencias y trámites notariales más frecuentes, con sus características esenciales, requisitos y costos, así:

 

 

Identificación Biométrica

 

 

 

Con el Sistema de IDENTIFICACIÓN BIOMÉTRICA, se pretende evitar todo tipo de fraudes y suplantaciones en los trámites notariales, imprimiéndose la mayor seguridad en la identificación de los comparecientes. Este proceso implica acceder, en tiempo real, a la base de datos de la Registraduría, para cotejar en fracciones de segundo las huellas dactilares de esa base con las huellas impuestas por el usuario en la diligencia o trámite notarial. Este procedimiento se impone en todos los trámites de identificación (Escrituras Públicas, poderes especiales, reconocimientos de firma y/o contenido, declaraciones juradas, permisos de salida del país, etc.), salvo las siguientes excepciones: (i) diligencias realizadas fuera de la sede, (ii) casos de problemas en la piel que no permiten la toma de las huellas dactilares (dermatitis, desgaste por edad, etc.), o (iii) cuando median fallas técnicas, eléctricas o de Internet que impiden desarrollar el proceso. En estos casos debe acudirse a los métodos convencionales de identificación.

 

Requisitos:

 

ü  Presentación personal

 

ü  Cédula de Ciudadanía o contraseña.

 

Costo 2017: $2.900 más IVA.

 

Tiempo de entrega: 5-10 minutos

 

NOTA: La identificación biométrica va unida al trámite que exige la identificación: escritura pública, reconocimiento de firma y/o contenido, declaración jurada, etc.

 

 

 

Reconocimiento de firma

 

 

 

Se presenta cuando el Notario da testimonio escrito de que la firma que aparece en un documento privado fue puesta en su presencia, constatándose la identidad del firmante y dando fe del día en que el hecho ocurrió.

 

Requisitos:

 

ü  Presentación del documento

 

ü  Comparecencia y firma de quien hace el reconocimiento

 

ü  Identificación biométrica

 

Costo 2017: $1.700 más IVA. Con identificación biométrica: $4.600 más IVA.

 

Tiempo de entrega: 5-10 minutos

 

 

 

Reconocimiento de firma y contenido

 

 

 

Es una diligencia similar a la anterior, pero el compareciente, además de la firma, reconoce el contenido del documento. El reconocimiento da plena autenticidad y certeza en cuanto a su fecha, firma y contenido.

 

Requisitos:

 

ü  Presentación del documento

 

ü  Comparecencia y firma de quien hace el reconocimiento

 

ü  Identificación biométrica

 

Costo 2017: $1.700 más  IVA. Con identificación biométrica: $5.470

 

Tiempo de entrega: 5-10 minutos

 

Adicionalmente, cuando el documento este conformado por más de un folio, por cada hoja que forme parte del mismo, rubricada y sellada, se cobrara el 10% adicional más IVA, de la tarifa establecida para la autenticación de firma.

 

 

 

Nota: Si en la diligencia se incluye el reconocimiento o autenticación de la huella dactilar, también se genera un costo adicional de $1.700 más IVA. Si se trata de una diligencia de reconocimiento de firma y contenido, con huella e identificación biométrica, el costo será de $6.300 más IVA.

 

 

 

Copia del original

 

 

 

La autenticación de copias o reproducciones mecánicas, es un servicio notarial que consiste en el testimonio de autenticidad que hace el Notario, tras el cotejo entre el original y la reproducción que se autentica, con el fin de establecer su correspondencia total. 

 

Requisitos:

 

ü  Presentación del documento original y de su copia o reproducción.

 

Costo 2017: $1.700 más IVA.

 

Tiempo de entrega: 5-10 minutos

 

Firma registrada

 

 

 

Se presenta cuando el Notario da testimonio escrito de que la firma impuesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos. La firma se registra en una tarjeta destinada para tal efecto.

 

Requisitos:

 

ü  Registro previo de la firma en tarjeta de registro

 

ü  Presentación del documento con la firma impuesta

 

Costo 2017: $1.700 más IVA, por firma.

 

Tiempo de entrega: 5-10 minutos

 

NOTA: La tarjeta de firma registrada debe renovarse anualmente.

 

 

 

Declaraciones juradas

 

 

 

También conocidas como declaraciones extraproceso o extrajuicio.  Son  manifestaciones realizadas por los usuarios, ante Notario, bajo la gravedad del juramento, sobre la existencia de determinados hechos, con diferentes fines.

 

Requisitos:

 

ü  Presentación personal ante la Notaría

 

ü  Identificación biométrica

 

ü  Rendir la declaración verbalmente para quedar consignada en un acta o llevar la declaración escrita, para ser revisada por el Notario.

 

Costo 2017: $12.200 más IVA.  Con identificación biométrica: $15.100 más IVA.

 

Declaraciones juradas exentas de pago:

 

ü  Las declaraciones extraproceso para la inscripción del nacimiento de expósitos y/o de hijos de padres desconocidos, que se rindan por los interesados ante el Notario.

 

ü  La declaración extraproceso rendida por la mujer cabeza de familia a que se refiere el artículo 2 de la ley 82 de 1993.

 

NOTA 1: Los menores de edad no pueden rendir declaración bajo la gravedad del juramento.

 

NOTA 2: Si se trata de declaraciones juradas en asuntos del sistema penal acusatorio (art. 272, Ley 906 de 2004), no existen formatos predeterminados y se dejará que el usuario manifieste libremente lo que a bien tenga. Inclusive, se permitirá que un abogado, debidamente identificado, lo interrogue, bajo la dirección del Notario. Esta diligencia puede grabarse magnetofónicamente o en video.

 

NOTA 3: En la Notaría 9 de Bogotá, para facilitar la declaración, contamos con formatos de declaraciones juradas sobre variados temas (Alimentos, Ingresos, Certificado de estudio, Ingresos de independientes, trámite de Cesantías, Ausencia de Inhabilidades e incompatibilidades, Desafiliación a EPS, etc).

 

 

 

Poder especial

 

 

 

Es la autorización dada a una persona para que represente a otra en la realización de un contrato o acto jurídico. En cada poder debe especificarse el propósito para el cual se otorga, es decir, debe hacerse una relación precisa de las facultades que se dan a la persona que recibe el poder (apoderada). El poder, como tal, no tiene costo. El costo es por la diligencia de reconocimiento que hace quien lo otorga.

 

Requisitos:

 

ü  Presentación del documento que contiene el poder

 

ü  Presentación personal del otorgante

 

ü  Identificación biométrica

 

ü  Costo: $1.700 más IVA.  Con identificación biométrica: $4.600 más IVA.

 

ü  Tiempo estimado de entrega: 5-10 minutos

 

Nota 1: Los poderes generales (que confieren amplias facultades), usualmente se otorgan mediante escritura pública.

 

Nota 2: Si se trata de poderes (especiales o generales) con facultades de disposición, gravamen o limitación – sobre inmuebles – copia del documento se lleva – con tránsito cibernético y con firma digital -  ante un repositorio o banco de poderes. Estos servicios tienen un costo adicional. Así, un poder especial, con reconocimiento de firma, contenido ($1.700) y huella ($1.700), identificación biométrica ($2.900), debe enviarse al repositorio de poderes con transferencia cibernética ($6.300), y si el documento consta de varios folios, un valor adicional del 10% por folio enviado, la firma digital ($6.300), tendría un costo total de $18.900, más IVA.

 

 

 

Registro civil de nacimiento

 

Es el documento público por medio del cual se prueba el estado civil de todas las personas. La inscripción de una persona en el registro civil de nacimiento permite reconocer su existencia legal e individualizarla con la designación de un nombre y un número único de identificación personal (NUIP). Este registro permite que le sean reconocidos sus derechos y deberes como colombiano, y le permite acceder a los bienes y servicios del Estado.

 

Requisitos:

 

ü  Presentar a la persona que se va a registrar y acreditar su nacimiento con un certificado médico de nacido vivo expedido por el centro hospitalario o el médico o enfermera que haya asistido a la madre en el parto si el bebé tiene un mes de nacido o menos.  Si se trata de un menor que pertenece a una comunidad indígena, puede servir como documento la autorización indígena,

 

ü  Si no se cuenta con el certificado de nacido vivo se puede hacer la inscripción con declaración bajo juramento de dos testigos hábiles que hayan presenciado el hecho o hayan tenido noticia directa y fidedigna de él. El juramento se entenderá prestado por el solo hecho de la firma o la partida de bautizo acompañada de la certificación de la competencia del párroco que celebró el bautismo, o la anotación de origen religioso – si es de otro credo - acompañada del certificado expedido por el representante legal de la iglesia.

 

ü  Presentar los documentos de identificación del denunciante y testigos de ser el caso.

 

ü  Sí el nacimiento ocurre en el extranjero, con el acta de nacimiento traducida oficialmente si ha sido expedida en un idioma diferente al español y apostillado o legalizado según corresponda.

 

ü  Conocer el grupo sanguíneo y factor RH de la persona cuyo nacimiento va a ser inscrito.

 

Costo 2017: La inscripción en el registro civil de nacimiento no tiene costo alguno. Tiempo estimado de entrega: entre 1 y 2 horas.

 

 

 

 

 

Registro Civil de Matrimonio

 

 

 

El matrimonio debe existir jurídicamente y para que esto ocurra se requiere en Colombia el Registro Civil de Matrimonio, es decir el documento público que prueba la existencia de la unión conyugal. Sin él no se puede demostrar ante las autoridades administrativas o judiciales que se encuentra casado o con algún vínculo matrimonial. Sirve para adquirir derechos y cumplir obligaciones entre sí, las autoridades y la sociedad.

 

En el país se registran los matrimonios religiosos, entendidos como los católicos y los de aquellas religiones que hayan celebrado convenio de derecho público interno o concordato con Estado colombiano, así como los civiles, realizados ante un juez o un notario.

 

El Registro Civil de Matrimonio puede ser solicitado por cualquiera de los contrayentes o por algún ciudadano, quien debe presentar su cédula de ciudadanía para realizar el trámite.

 

Requisitos:

 

ü  Documento de identificación de los contrayentes

 

ü  Si el matrimonio fue católico, copia autentica de la partida parroquial acompañada de la certificación de competencia del párroco que lo celebró.

 

ü  Si fue de otra religión, copia autenticada por la confesión religiosa que tenga personería jurídica y esté inscrita en el registro de entidades religiosas del Ministerio del Interior

 

ü  Si el matrimonio se realizó ante un Juez, debe protocolizarse el acta auténtica de matrimonio ante Notario

 

ü  En el matrimonio civil ante Notario, la Escritura Pública es el antecedente con base en el cual se inscribe el registro civil de matrimonio.

 

 

 

Costo 2017: La inscripción en el registro civil de matrimonio no tiene costo alguno. Tiempo estimado de entrega: entre 15 – 30 min.

 

 

 

NOTAS: El Registro Civil de Matrimonio se puede tramitar en cualquier Notaría Registraduría Auxiliar, Especial y o en los Consulados de Colombia en el exterior

 

Si dos ciudadanos colombianos se casan en el extranjero pueden registrar la unión ante el consulado correspondiente o en cualquiera de las Registradurías o notarías del país. El documento que acredita el matrimonio debe estar apostillado.

 

En caso de haber sido expedido el documento en idioma diferente al español, deberá tener la correspondiente traducción efectuada por un traductor oficial del Ministerio de Relaciones Exteriores.

 

El registro civil de matrimonio se requiere, entre otros, en trámites de sucesión, sustitución de pensión, cesación de efectos civiles del matrimonio, divorcios o para solicitar cualquier beneficio o auxilio al que tenga derecho el cónyuge.

 

 

 

Registro Civil de Defunción

 

 

 

Es el documento público que prueba el hecho de la muerte y su causa. 

 

El artículo 1 del Decreto 1536 de 1989 establece un plazo de dos días para hacer la inscripción en el registro civil de defunción. El Artículo 69 del Código Electoral ordena a los encargados del registro civil enviar a la Registraduría Nacional del Estado Civil, por medio de los registradores, copia auténtica de los registros civiles de defunción dentro de los cinco primeros días de cada mes para cancelar las cédulas de las personas fallecidas.

 

Las muertes registradas en el registro civil de defunción pueden ser por causas naturales, por muerte violenta o por presunción de muerte. El fallecimiento por causa natural es aquél que es certificado por un médico entre los dos primeros días de la muerte. En caso de que en el lugar del fallecimiento no se encuentre ningún médico, deben acudir a un inspector de policía con dos testigos que hayan presenciado el hecho y explicar por qué no se certificó la muerte en los dos días hábiles, para que de esta manera se pueda certificar el fallecimiento.

 

La segunda muerte que se certifica es la violenta, que no tiene término de registro, es certificada por orden judicial y la autoridad encargada ordena la defunción.

 

La presunción de muerte es cuando una persona desaparece y sus familiares asumen que ha muerto. El único documento que deben presentar para certificar este fallecimiento es una sentencia judicial, que se profiere 2 años después de la desaparición.

 

Requisitos:

 

ü  Certificado médico de defunción.

 

ü  Copia cédula de ciudadanía del denunciante

 

ü  Orden judicial, si la muerte fue violenta o se desconocen los motivos

 

ü Para el caso de muerte presunta por desaparecimiento, copia autenticada de la sentencia judicial en firme.

 

ü  Denuncio de la defunción dentro de los dos días después de haber conocido el fallecimiento. De haberse excedido el plazo debe presentar orden del inspector de policía.

 

 

 

Costo 2017: La inscripción en el registro civil de defunción no tiene costo alguno. Tiempo estimado de entrega: entre 30 – 90 min.

 

 

 

Copias del Registro Civil

 

 

 

Las copias del Registro Civil (Nacimiento, matrimonio o defunción), tienen un costo de $6.800, para el año 2017.  No se causa IVA.

 

La primera copia del Registro Civil de Nacimiento y la destinada para tramitar la cédula de ciudadanía por primera vez no tienen costo.

 

 

 

Tiempo estimado de entrega: 10 a 15 minutos.

 

 

 

Cambio de identidad sexual

 

 

 

Las personas transexuales pueden – ante Notario – modificar el sexo que les fue asignado en el momento de su registro civil. Se trata de una corrección al componente de identidad sexual.  Una vez corregido el componente sexo mediante escritura pública, el interesado no podrá realizar ese trámite sino después de 10 años.

 

Requisitos:

 

ü  Documento de identidad

 

ü  Identificación biométrica

 

ü  Presentar solicitud por escrito ante Notario

 

ü  Copia de registro civil de nacimiento

 

ü  Declaración bajo la gravedad del juramento en donde la persona expresa su voluntad de realizar la corrección de la casilla del componente sexo con referencia a la construcción sociocultural que tenga la persona de su identidad sexual.

 

Nota 1: Usualmente este trámite implica, además, el cambio de nombre.

 

Nota 2: El usuario debe cambiar su cédula y demás documentos de identificación.

 

 

 

Matrimonio

 

 

 

Se trata de un contrato solemne por medio del cual se unen legalmente un hombre y una mujer o dos personas del mismo sexo, con el fin de vivir juntos, constituir familia y auxiliarse mutuamente.  Por el hecho del matrimonio nace la sociedad conyugal.

 

Requisitos:

 

ü  Solicitud escrita ante el Notario por los interesados o sus apoderados, manifestando que no tienen impedimento legal para contraer matrimonio. La Notaría facilita formato.

 

ü  Copias auténticas de los registros civiles de nacimiento, que no tengan más de tres meses de expedidas. Es necesario que sea una copia completa, que incluya las anotaciones de estados civiles anteriores para verificar que no exista impedimento legal para celebrar el matrimonio.

 

ü  Fotocopia de los documentos de identificación de los contrayentes.

 

ü  Identificación biométrica.

 

Nota 1. A partir de la solicitud, la Notaria fija un edicto por 5 días.

 

Nota 2. Si existen hijos menores de edad de una relación anterior, debe tramitarse un trámite denominado Inventario Solemne de Bienes.

 

Nota 3. Quienes se casen por matrimonio religioso no están obligados a casarse por lo civil, pero sí deben registrar su matrimonio.

 

Nota 4. Si tienen hijos comunes deben anexar las copias de los registros civiles de nacimiento, para la respectiva legitimación.

 

Nota 5. Si se trata de matrimonio con extranjero, éste debe aportar el documento equivalente a su registro civil de nacimiento y prueba de su estado de soltería, con fecha de expedición no mayor a tres (3) meses. Los  documentos deben estar APOSTILLADOS y, si vienen en idioma diferente del castellano, traducido por intérprete oficial.

 

 

 

Declaración de Unión Marital de Hecho

 

 

 

Es la manifestación de la existencia de la unión entre dos personas (un hombre y una mujer o dos personas del mismo sexo), que, sin estar casadas, empiezan una convivencia o han estado conviviendo de manera permanente y libre.

 

Requisitos:

 

ü Documentos de identificación

 

ü Identificación biométrica

 

ü Manifestación de que actúan de común acuerdo

 

ü Fecha desde la cual conviven juntos

 

ü Si existen hijos menores de un vínculo anterior, debe tramitarse inventario solemne de bienes

 

 

 

Capitulaciones matrimoniales

 

 

 

Son los acuerdos que hacen las personas que se van a casar (por matrimonio civil o religioso) sobre los bienes que tienen o podrán tener, para incluirlos o nó en la sociedad conyugal.  Las capitulaciones deben hacerse antes de contraer matrimonio.

 

Requisitos:

 

ü  Documentos de identificación

 

ü  Identificación biométrica

 

ü  Relación detallada de los bienes – muebles e inmuebles – que las personas que se van a casar aportan y de aquellos bienes que no incluyen en la sociedad conyugal, con indicación de su valor y una relación de las deudas de cada uno.

 

ü  Explicación de la forma sobre cómo quedará la sociedad de bienes, indicando si se acogen al régimen de separación de bienes.

 

ü  Impuesto predial que contenga el avalúo catastral del año en que se celebran las capitulaciones, para determinar el valor de los inmuebles

 

 

 

Divorcio

 

 

 

Es la disolución del matrimonio civil. Se denomina cesación de efectos civiles del matrimonio cuando el matrimonio por terminar y disolver fue católico o celebrado por el rito de otra religión reconocida por el Estado.

 

Requisitos:

 

ü  Documentos de identificación

 

ü  Identificación biométrica

 

ü  Poder de los interesados a un abogado

 

ü  Copias auténticas de los Registros Civiles de Nacimiento

 

ü  Copia auténtica del registro civil de matrimonio

 

ü  Acuerdo firmado por las dos personas sobre su decisión de divorciarse (o cesar los efectos civiles del matrimonio religioso).  Este acuerdo debe incluir el cumplimiento de las obligaciones por alimentos para el otro, si a ello hubiere lugar, según la ley

 

 

 

Cuando hay hijos menores:

 

 

 

ü  Copias auténticas de los registros civiles de nacimiento

 

ü  Acuerdo entre los cónyuges sobre la forma como será atendida la obligación alimentaria de los hijos, régimen de visitas y custodia.

 

ü  Concepto positivo del defensor de familia.

 

 

 

Con el divorcio, en la misma escritura, usualmente se hace la disolución y liquidación de sociedad conyugal, salvo que haya sido disuelta y liquidada anteriormente.

 

 

 

Liquidación de sociedad conyugal

 

 

 

Es la distribución de los bienes que hacen los cónyuges desde el momento de casarse hasta el momento en que deciden terminar la sociedad conyugal. Puede hacerse dentro del matrimonio o como consecuencia del divorcio o cesación de efectos civiles del matrimonio religioso. El reparto de bienes se hace, en principio, en partes iguales, sin perjuicio de los acuerdos permitidos por la ley, como el caso de la renuncia total o parcial a gananciales a favor del otro cónyuge como contribución al mejoramiento de las condiciones económicas para la crianza de los hijos. Lo que se adquiera en adelante pertenecerá, exclusivamente, a cada uno.

 

Requisitos:

 

ü  Documentos identificación

 

ü  Identificación biométrica

 

ü  Copia auténtica del registro civil de matrimonio

 

ü  Relación de bienes adquiridos en la sociedad y que reparten

 

ü  Paz y salvo por impuesto predial (si aparecen comprometidos inmuebles)

 

ü  Paz y salvo de administración (si el inmueble está sometido al régimen de propiedad horizontal)

 

ü  Si se incluyen deudas debe presentarse documento que las pruebe

 

 

 

Compraventa de inmueble

 

 

 

Se realiza mediante escritura pública y es el contrato más usual para que una persona se convierta en propietaria de un inmueble (casa, apartamento, finca, bodega, lote). Por medio de esa escritura se transfiere la propiedad a cambio de un valor que el comprador le paga al vendedor. La simple escritura no convierte en propietario al comprador; para ello se requiere que copia auténtica de la escritura se registre en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

 

Requisitos:

 

ü  Documentos de identificación de los interesados.

 

ü  Identificación biométrica.

 

ü  Paz y salvo por predial y valorización para municipios. En Bogotá el pago del impuesto predial  y  el IDU o paz y salvo de valorización. Adicionalmente la notaria con la Ventanilla Unica de Registro, VUR, expide el Estado de Cuenta para la transferencia de inmuebles.

 

ü  Si el inmueble está sometido a propiedad horizontal, se exige paz y salvo de administración.

 

ü  Copia de escritura pública antecedente (para poder transcribir los linderos del inmueble).

 

ü  Si interviene persona jurídica, debe allegarse el documento que acredite su existencia y representación legal.

 

Nota 1. Es deber de los compradores revisar los antecedentes de la tradición del inmueble con base en el certificado de libertad y escrituras pertinentes.

 

Nota 2. Para la toma de la primera firma del compareciente, se exige que estén aportados la totalidad de documentos necesarios.

 

Nota 3. Pueden quedar firmas pendientes, caso en el cual se dispone de un plazo de hasta dos meses para su otorgamiento.

 

Costo 2017: Depende del valor completar las firmas de la escritura.

 

Tiempo estimado de entrega de copias: entre 3 y 36 horas.

 

 

 

Hipoteca

 

La hipoteca, en esencia, es una garantía - que recae sobre un inmueble -  para el pago de una obligación.  Existen hipotecas cerradas, que se constituyen con el fin de garantizar una obligación particular y concreta en un lapso preestablecido. La abiertas o de cuantía indeterminada se constituyen para garantizar una o varias obligaciones, incluso futuras, a cargo del deudor. Todas las hipotecas se constituyen mediante escritura pública y también deben ser registradas ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

 

Requisitos

 

ü  Documentos de identificación de los interesados.

 

ü  Identificación biométrica.

 

ü  Pago impuesto predial del año en curso y paz y salvo valorización.

 

ü  Copia escritura antecedente o de adquisición (para tomar linderos).

 

ü  En hipotecas abiertas de cuantía indeterminada, debe aportarse carta del acreedor sobre la cuantía para efectos fiscales y de liquidación de derechos (notariales y de registro).

 

Nota 1: La escritura de constitución de hipoteca debe registrarse en un término de 90 días. Vencido ese término no es viable su inscripción y tendrá que repetirse el instrumento.

 

Nota 2: Si el inmueble respecto del cual pretende constituirse la hipoteca tiene afectación a vivienda familiar, patrimonio de familia inembargable, fideicomiso civil, deben cancelarse previamente éstas limitaciones al dominio.

 

Copias de escrituras

 

Costo 2017: $3.500 más IVA, por cada hoja (2 páginas).

Tiempo de entrega: entre 10-15 minutos depe

Horarios de atención

Registro Civil y autenticaciones
De 8:00 a.m. a 12:30 p.m.
De 2:00 p.m. a 6:00 p.m.
Demas Servicios
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